Gävle kommun och Inköp Gävleborg ordnar en serie informationsmöten för företagen i Gävle för att öka intresset för att lämna anbud till det offentliga, vilket många företagare har avstått från att göra eftersom de känner sig osäkra på LOU och offentliga upphandlingar.
Det senaste mötet hölls på Scandic CH den 21 april och lockade nästan 40 deltagare från olika branscher som lärartjänster, bygg, värmepumpar, IT, skylttillverkning, måleri, mark och trädgård med mera. Från Gävle kommun deltog Annika Janglund, Mikael Hallqvist (inköpschef) och Maria Josliden-Karlsson samt från Inköp Gävleborg Sofia Karlsson och Fredrik Bäckström.
Annika Janglund hälsade välkommen och berättade att det var det 14:e informationsmötet om offentlig upphandling och som ingår i handlingsplanen för att förbättra företagsklimatet i Gävle.
Mikael Hallqvist berättade om Gävle kommuns arbete.
– Gävle kommun vill bli en bättre affärspartner samtidigt som vi aktivt bidrar till att utveckla Gävles näringsliv, sa Mikael Hallqvist. Vår nytta blir ökade möjligheter till bättre affärer samt att företagandet i Gävle kommun utvecklas positivt och näringslivets nytta blir att göra goda affärer med Gävle kommun med större och nya möjligheter till affärer med hela den offentliga sektorn.
Vilka förväntningar på informationen hade Gävleföretagen?
● Hur går det till?
● Vilka kanaler finns det för information om upphandlingar?
● Vad behöver man vet för att vara med?
● Vad händer om man missar en detalj i förfrågningsunderlaget?
Lena Axlund, Axlund Utbildning: - Jag vill lära mig mer om upphandling för att kunna lämna anbud till kommunen.
Lisa Andersson, Lisa Blommor: - Vill lära mig mer om offentlig upphandling.
Ove Brinkheden, Arbetsförmedlingen: - Jag vill veta mer om vilka frågor som företagen ställs inför när de ska lämna anbud för att förbättra vår service.
Ulf Delén, Bokrut AB: - Vill lära mig mer om LOU.
Ann-Sofie och Ove Hansson, Elcentralen Kungsbäck . – Vi vill bättre på att lämna anbud eftersom vi inte deltagit i en offentlig upphandling tidigare.
Mattias Edqvist, Värmepumpcenter: - Vi behöver veta mer om vad det innebär att delta i en offentlig upphandling.
Laila Hjelte, Industriprofil: - Frågorna och kravspecifikationerna är ofta helt orimliga, man upplever att de inte riktigt är insatta i vår värld. Vi lägger ner en massa tid och kraft på att lämna in de uppgifter man tror de vill ha. Sedan blir det mycket oklarheter, som man behöver ha
svar på, och då dröjer det ofta på tok för lång tid att få svar från Inköp Gävleborg att man inte kommer någon vart i upphandlingen.
Sofia Karlsson och Fredrik Bäckström informerade om Inköp Gävleborg, som är upphandlande myndighet för 9 av länets 10 kommuner samt Älvkarleby kommun. Sandvikens kommun har en egen upphandlingsenhet men samarbetar med Inköp Gävleborg.
Det finns flera lagar som man behöver hålla reda på när det gäller offentlig upphandling:
• Kommunallagen
• Förvaltningslagen
• Tryckfrihetsförordning
• Lag om offentlig upphandling (LOU)
• Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF)
• Lagen om valfrihetssystem (LOV)
• Offentlighets- och sekretesslag
• Avtalslag
• Köplag
- Upphandlingslagarna LOU, LUF med enklare regler än LOU och LOV har som syfte att stödja fri rörelse av varor och tjänster inom EU, gynna konkurrens och öppenhet samt säkra att skattemedlen används effektivt, sa Sofia Karlsson.
Fem grundläggande principer för offentlig upphandling:
• Likabehandling
Alla leverantörer behandlas lika och ges samma förutsättningar, alla får samma information samtidigt och samma regler ska gälla alla
• Icke diskriminering
Det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer. Den upphandlande myndigheten får exempelvis inte favorisera svenska eller lokala företag.
• Proportionalitet
Ställda krav måste ha naturligt samband och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.
• Transparens
Upphandlingen skall kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Samma förutsättningar för alla
• Ömsesidigt erkännande
Dokument som utfärdats av godkända och likvärdiga instanser inom EUs medlemsländer måste accepteras.
– Inköp Gävleborg får uppdrag av kommunerna att göra upphandlingarna, sa Fredrik Bäckström. Vi förbereder upphandlingen tillsammans med en referensgrupp från beställaren.
Beroende på upphandlingens art förs också en dialog med några leverantörer från den aktuella branschen för att inhämta senaste informationen. Det kan också handla om hur avtalet sedan ska kunna följas upp på bästa sätt.
Sen är det dags att annonsera upphandling och det sker på olika sätt beroende på upphandlingens värde. Under 100 000 kronor kan göras som en direktupphandling där man skickar förfrågan till minst tre företag. Nästa steg upp till drygt 500 000 kr ska annonseras.
Frågor under anbudstiden besvaras så att alla anbudsgivare kan se både fråga och svar. Vem som frågat får inte anges.
– All kommunikation måste ske skriftligt för att alla ska kunna ta del av den, sa Fredrik Bäckström.
Om en anbudsgivare har andra idéer om hur uppdraget ska kunna lösas så måste ändå anbud lämnas på anbudsunderlaget. Om förslaget kan innebära att man tvingas göra om upphandlingen om det inte framgår att man kan lämna alternativa anbud!
Utvärderingen av anbuden kan ske antingen enbart på lägsta pris eller genom att även jämföra ”mjuka värden” som kvalitet, erfarenhet, referensobjekt mm. Stora skatteskulder, dåliga referenser mm kan diskvalificera en anbudsgivare.
Om en anbudsgivare inte är nöjd med upphandlingen kan ärendet överprövas och då är det Förvaltningsrätten i Falun som bedömer upphandlingar i Gävleborg. 5 till 7 procent av upphandlingarna överprövas i Gävleborg, vilket är betydligt färre än riksgenomsnittet, som är 20 procent!
– Om anbudsgivaren missar ett skallkrav så kan vi begära ett förtydligande om det handlar om en mindre avvikelse, sa Fredrik Bäckström. Annars förkastas anbudet.
Nuförtiden blir det allt vanligare med så kallade E-anbud, det vill säga att man lämnar anbud via förfrågningsunderlaget, som finns på Internet. Sofia Karlsson visade hur det kan gå till att göra et E-anbud.
– Det är viktigt att man prickar i alla frågerutor men innan anbudet ska signeras får man upp en varningsskylt, om det är något man har missat, sa Sofia Karlsson.
Det pågår just nu ett arbete för att förändra LOU och den som är intresserad kan läsa om det i SOU 2015:12.
– Den viktigaste nyheten kommer att handla om överprövning, sa Mikael Hallqvist. Om man inte påtalat fel i förfrågningsunderlaget inom halva anbudstiden så har man försuttit den möjligheten.
Det förekommer nämligen att företag avvaktar för att se om deras anbud förlorar innan de överklagar. Vinner man så överklagar man ju inte…
En del av anbudsförfrågningarna Gävle kommuns kommer direkt från verksamheten, bland annat Gavlefastigheter och Gävle Energi som gör egna upphandlingar.
Den som inte hade möjlighet att närvara får en ny chans den 19 maj klocka 7 till 9.30, också på Scandic CH!
I höst blir det också flera träffar, bland annat en workshop. Så håll ögonen öppna!

Torbjörn Edlund, text och foto
Illustrationer: Gävle kommun och Inköp Gävleborg

Frågor om upphandling inom Inköp Gävleborg
Svar av Johan Almesjö, vd Inköp Gävleborg
1. Hur stor upphandlingsvolym hanterar Inköp Gävleborg i snitt per år?
Almesjö: 2,500 msek och det är av en total på ca 4.000 msek
2. Hur stor andel av ”medlemmarnas” budget används för upphandling av varor och tjänster?
Almesjö: Man räknar med 35-40 %
3. Hur många avtal tecknas i snitt per år?
Almesjö: Vi startade 561 upphandlingar i fjol och har nära 3.000 unika avtal som omsätts med 2-3 års intervall, så årligen är det ca 800-1.000 avtal per år
4. Hur många överklaganden av era upphandlingar brukar det kunna bli per år?
Almesjö: Vi har stadigt haft 5-7 % överprövningsgrad och det ger 25-35 överprövningar per år varav en handfull får vi göra om eller rätta
5. Hur många anställda har Inköp Gävleborg?
Almesjö: Idag är vi 27 anställda
6. Sandvikens kommun är inte med i kommunförbundet Inköp Gävleborg, hur jobbar ni med det?
Almesjö: Idag egentligen inte alls. Vi gör många upphandlingar för Sandviken som de betalar konsultarvode för
7. Hur ser ni på LOU?
Almesjö: En lagstiftning att tillämpa på bästa sätt. Som tjänsteman har jag inte någon uppfattning om den utan fokuserar 100 % på att tillämpa den som finns, så bra som möjligt. Men om jag ändå ska tycka något är den i allt väsentligt bra. Den ger skydd för användandet av offentliga medel i den offentliga affären och det tycker jag är viktigt.
8. Hur ser ni på Konkurrensverkets funktion?
Almesjö: Mycket viktigt. Att ha en tillsynsmyndighet som jobbar med hur lagen tillämpas är en förutsättning i ett rättssamhälle. Jag tycker att de gör ett bra jobb.
9. Har du några andra kommentarer kring offentlig upphandling?
Almesjö: Detta är en stor del av den offentliga ekonomin och som kräver mer uppmärksamhet från strategisk ledning. I vårt län, som betraktas på nationell nivå som ett av de mest proaktiva länen, har den strategiska kraften i att styra inköp några utvecklingssteg kvar att ta och det indikerar att det på nationell nivå finns mycket att göra. Det jag menar är att generellt så är styrningen av våra inköp, som omfattar mer än en tredjedel av vår omslutning, alldeles för svag. Inköp Gävleborg och andra upphandlingsfunktioner behöver ha en tydligare styrning från strategiskt ledning för att leverera det värde som köpvolymen kan ge, oavsett om den är ekonomisk, social, miljömässig eller om den direkt främjar tillväxt.
10. Har du några kommentarer om det underskott som ni vill ha pengar till från de kommuner som ingår i kommunförbundet Inköp Gävleborg? Vad beror underskottet på?
Almesjö: Underskottet är kopplat till flera saker men främst är det kostnader för volymökningar som gett detta underskott. Det vi nu gör är att vi bereder med kommunerna om rätt resursallokering för den mängd uppdrag våra kommuner lägger på oss. Vi hade 2015 över 40 % fler uppdrag än 2014 med samma medelstilldelning. Vi har krav på oss att återta dessa förlustår vilket vi kommer att göra. Det som blir vår utmaning är att möta än fler beställningar från våra kommuner.
11. Med tanke på vad skett på Region Gävleborg, hur ser ni på de sanktioner som kan utdömas om man inte följer LOU, som Region Gävleborg gjort?
Almesjö: Jag tycker att det är bra med sanktioner för att man ska förstå styrkan med Lagen om Offentlig Upphandling.

Frågor om upphandling inom Sandvikens kommun
Svar av Helena Wallbom, Inköpschef Sandvikens kommun
1. Hur stor upphandlingsvolym hanterar Inköp Gävleborg i snitt per år?
Wallbom: Cirka 500 miljoner kronor per år
2. Hur stor andel av kommunens budget används för upphandling av varor och tjänster?
Wallbom: Den totala budgeten är 2 022 miljoner. (Innebär att 40 % av budget används för upphandling)
3. Hur många avtal tecknas i snitt per år?
Wallbom: Det varierar men cirka 50 st ramavtal, sedan tillkommer 100-talet direktupphandlingar som kan resultera i ett köp eller ett avtal.
4. Hur många överklaganden av era upphandlingar brukar det kunna bli per år?
Wallbom: I snitt två stycken per år.
5. Hur många anställda har Inköpskontoret?
Wallbom: 5 personer varav en inköpschef, tre upphandlare och en systemförvaltare.
6. Sandvikens kommun är inte med i kommunförbundet Inköp Gävleborg, hur motiverar ni det?
Wallbom: Inköps- och upphandlingsfunktionen är en strategiskt viktig verksamhet, som vi håller nära vår egen verksamhet och kommunledning. Vi upplever också att möjligheten att påverka upphandlingen blir större med bland annat kortare besluts- och informationsvägar, kortare ledtider i förarbeten, mindre krav på anpassning efter andra kommuners behov och vi har även sett att kostnaderna inte nödvändigtvis blir lägre för att man upphandlar för en större mängd användare och köpare. Genom att behålla upphandlingsfunktionen och uppföljningsarbetet inom våra egna väggar behåller vi också kunskapen i kommunen, vilket vi ser som en stor fördel. Vi har idag samarbete med Inköp Gävleborg och gör en del upphandlingar gemensamt.
7. Hur ser ni på LOU?
Wallbom: LOU sätter upp former för hur en upphandling ska genomföras, vilket på ett sätt förenklar själva rutinen, men lagen är inte alltid enkel att tyda och olika tolkningar finns. Det är bara att se till mängden överprövningar i Sverige. Här finns säkert också ett mörkertal där leverantörer av olika anledningar avstått att överpröva.
8. Hur ser ni på Konkurrensverkets funktion?
Wallbom: Kortfattat, de behövs för uppföljning av att lagar och regler följs, både från vårt håll likväl som från företagens.
9. Har du några andra kommentarer kring offentlig upphandling?
Wallbom: Nej.
10. Hur ser ni på sanktioner om någon bryter mot LOUs regelverk, tydligt illustrerat av Arbetsförmedlingens upphandling av Internettjänster!
Wallbom: Jag hoppas att konkurrensverket ser en skillnad på upprepade händelser (metod och planering) och enstaka händelser. En eventuell "avgift" ska betalas av kommunen dvs med skattepengar, vilket innebär att någon verksamhet inom berörd organisation blir lidande med allt vad det innebär. Medvetna planerade, och som det verkar i Arbetsförmedlingens fall rutinmässiga felaktigheter mot LOU, ska och bör få påföljd annars skulle de grundläggande principerna som LOU bygger på vara verkningslösa. – ”Om man planerar kan man göra det rätt enligt lagens regler”, säger konkurrensverket. Och i den enklaste av världar så är det så. Men verkligheten är tyvärr inte alltid så enkel att den följer ett tidsschema. Upphandlingsenheter, inköpskontor och allt vad "vi" kallas är slimmade organisationer som redan är hårt belastade och inte har mycket utrymme för oplanerade upphandlingar, som måste få företräde just för att de är brådskande och oförutsedda. Krav från statliga och europeiska myndigheter på upphandling där tidsaxeln är snäv bidrar också till svårigheter med planeringen för många offentliga myndigheter.